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Terça-feira, 29 de julho de 2008

Projeto propõe Lei sobre digitalização de documentos

DM - O senhor encaminhou recentemente um projeto que dispõe sobre a digitalização de documentos. O que contém esta proposição?

Senador Magno Malta - Trata-se do projeto de lei 146/2007, que dispõe sobre a digitalização e arquivamento de documentos em mídia ótica ou eletrônica, para todo tipo de documentação da esfera pública e também particulares.

DM - Quais a seu ver, são as vantagens da digitalização, além dos aspectos técnicos como menor consumo de papel
e redução de áreas para arquivos?

Além dessas facilidades, vemos que a digitalização traz benefícios também quando se trata da facilidade na autenticação e na reprodução, isto é, torna-se fácil saber-se a autoria dos documentos, dar acesso ao seu conteúdo e transmitir estas informações. Em relação ao armazenamento, temos a garantia da manutenção desses arquivos, contra os documentos em meio analógico que podem ser eliminados de diversas formas, mesmo por acidente. Sabemos que a perda de documentos é um dos pontos de maior controvérsia em diversas áreas.

DM - Quais as vantagens práticas para as várias esferas de governo com esta proposta?

As vantagens são muitas, mas aponto a celeridade como um aspecto a ser ressaltado, em conjunto com a facilidade para a obtenção de documentos.

Queremos crer que haverá também uma redução no tempo de trabalho de gerenciamento e recuperação de informações, lembrando que todo esse aspecto da digitalização e armazenamento em meio ótico ou digital será feito de forma segura, com autenticações, para que fraudes possam ser evitadas.

DM - Quanto o senhor estima que são gastos, em volume de cópias e em recursos, hoje pelo governo federal, ou pelo
senado com a gestão de documentos?

É muito difícil se mensurar isso em números, até porque, só aqui no Senado, circulam milhares e milhares de documentos que se utilizam de um suporte analógico sejam eles públicos ou particulares. O que é possível dizer é que essa mudança trará uma economia bastante razoável para todos os setores e para a sociedade em geral.

DM - Quem serão os principais beneficiados diretos com este tipo de proposição?

Todos serão beneficiados. Desde aqueles que necessitam de um documento – e todos necessitamos – até os que são responsáveis pela guarda e conservação deles. Portanto a sociedade brasileira será a maior beneficiada.

DM - Quais as cautelas que o projeto prevê para o descarte dos documentos originais?

Para se obter os benefícios que a digitalização pode trazer , é imperioso adotar-se algumas cautelas legislativas. Em primeiro, o descarte do documento em papel, só acontecerá com aqueles documentos já arquivados, isto é, aqueles que já cumpriram o ciclo de vida ; quanto aos documentos em trânsito, será possível a digitalização, mantendo-se o original, até a fase de seu arquivamento. Em segundo lugar , os documentos com valor histórico, não poderão ser descartados, prevendo-se pelo projeto seu arquivamento.

DM - Qual é a proposta do projeto para se garantir a autenticidade dos documentos físicos transformados em meios digitais?

A previsão é de que o documento digitalizado e armazenado em mídia ótica ou digital autenticada, bem como a sua reprodução, tenham o mesmo valor jurídico do original. É importante frisar que a possibilidade de verificação da autenticidade da mídia é prática recorrente e já consagrada como acontece com relação aos microfilmes. Isso permite ao Governo, de um lado, controlar e fiscalizar a atividade de digitalização, a ser desempenhada desempenhada pelas empresas e cartórios, e, de outro, estabelecer o procedimento de autenticação da mídia e de suas reproduções, para garantir as relações jurídicas. Por exemplo: as certidões
digitalizadas devidamente registradas nos cartórios de títulos passam a ter o mesmo valor dos originais.

DM - Na sua proposta o senhor salienta que o controle da atividade de digitalização será o Ministério da Justiça, por meio de credenciamento das empresas e dos cartórios que farão a digitalização dos documentos. Como e quando aconteceria
esta escolha? Quem podem ser os possíveis credenciados pelo Ministério? Isso será feito nacionalmente?

A proposição prevê a criação de um sistema de controle por parte do Ministério da Justiça, para que seja feito o credenciamento
das empresas e dos cartórios que farão a digitalização dos documentos. Por outro lado, a autenticação, a guarda e a conservação dessas mídias ficarão ao encargo do registro de títulos e documentos, como já está previsto em Lei (6.015/73). Já existe hoje a figura dos cartórios e dos registros e a própria certificação digital serve de embasamento para mais esse serviço. Caberá ao Ministério da Justiça fazer esse balizamento, se teremos mais credenciamentos. Se houver, se o ministério julgar necessário, creio que o processo será para todo o país.

DM - O uso da certifi cação digital para dar validade aos documentos digitais também está previsto em seu projeto?

A certificação digital já é uma realidade e está no bojo e na base desse projeto. O objetivo é ampliar a utilização do meio digital, modernizando as relações e facilitando as várias frentes que se englobam nesse processo.

DM-O senhor acredita que a sua proposta pode ser considerada como um precedente para uma outra legislação, também muito aguardada por um grande número de usuários e empresas que é a legalização através de legislação específica
dos documentos digitais?

Penso que caminhamos para isso. É um caminho natural e necessário. Existem alguns projetos nesse sentido que estão sendo analisados e devem ser aprovados em breve. Já vivemos uma era digital. O que precisamos é nos adequar a isso em todas as frentes, lembrando que a legislação tem de garantir a segurança dos registros.

DM - O senhor acredita que este projeto pode dar início a desmaterialização das várias esferas do poder público, isto é, para os municípios, Estados e da própria União?

Sem dúvida. Queremos tornar a transferência de informações entre os entes públicos algo fácil e rápido, desburocratizando, em muitos sentidos, o trabalho feito atualmente. Ganhamos em tempo e em eficiência.

DM - Em que momento encontra-se hoje este projeto e qual a previsão para que ele entre em votação?

Senador Magno Malta - Hoje o projeto encontra- se da Comissão de Ciência, Tecnologia, Inovação, Comunicação e Informática, com o relator, o senador Flávio Arns. Foi encaminhado a ele o Projeto de Lei da Câmara (PLC 11/2007) que versa sobre a mesma matéria. 

Fonte: http://www.docmanagement.com.br/portal/noticia.asp?cod=519